Jak prawidłowo przejść na wirtualny świat w czasach wirusa i nie tylko

W AccountingWEB zdajemy sobie sprawę, że jest to trudny okres dla wielu firm, klientów i rodzin. Właśnie w szczycie sezonu podatkowego, niepewności co do narodowego kryzysu zdrowotnego, a także pytań o wypełnienia IRS, bycie poproszonym o pracę zdalną nie jest łatwym zadaniem. Wielu z Państwa ma niewiele lub nic przygotowanego na taką ewentualność, niektórzy z Państwa i Państwa klientów mogą nawet mieć wątpliwy dostęp do Internetu.

W związku z tym mamy nadzieję, że ten artykuł Jennifer Katrulya, CPA będzie dla Was przydatny. Jennifer była jednym z pierwszych CPA, którzy przyjęli model wirtualnej firmy, pracując z klientami i swoim personelem całkowicie zdalnie przez lata. Nawet dziś jest dosłownie wezwany przez innych księgowych o jej porady, jak prawidłowo dokonać tego ruchu. Mamy szczerą nadzieję, że ty i twoje rodziny są dobrze i że ten artykuł robi trochę dobrego dla ciebie i twojego personelu.

Z obecnym COVID-19 pandemii i "social distancing" przynosząc dyskusję na temat pracy zdalnej do przodu palnika, wiele firm, które zostały rozważa, ale opór zmiany są teraz znaleźć się zmuszeni do dokonania skoku.

Najlepszym podejściem, jakie firma może przyjąć przy przechodzeniu z biura do pracy zdalnej, jest próba ścisłego odtworzenia istniejącego środowiska biurowego, zasad, procedur i przepływu komunikacji, ale z pewnymi cyfrowymi i behawioralnymi "poprawkami". Utrzymując rzeczy "jak zwykle" w jak największym stopniu podczas przejścia, firmy mogą zminimalizować zakłócenia w działalności biznesowej i skupić się na dostarczaniu terminowych, wysokiej jakości usług dla klientów.

Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj

swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień to, co najlepsze w AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Podajadres e-mailZapisz
się

Niektóre z kluczowych decyzji i sugestii, które firma powinna rozważyć, dokonując przejścia do zdalnego ustawienia, obejmują:

1. Utrzymuj wszystkich w kontakcie.

Kiedy firma przechodzi z pracy w biurze na pracę w domu, zwłaszcza jeśli przeprowadzka odbyła się szybko, pracownicy mogą szybko poczuć się bardzo odizolowani. Jednym z łatwych, ale skutecznych rozwiązań tego problemu jest zastosowanie "zawsze dostępnego" oprogramowania wideo. Sneek (https://sneek.io/) jest prawdopodobnie najpopularniejszym rozwiązaniem wykorzystywanym do tego celu i sprawdza się zarówno w małych, jak i dużych firmach i przedsiębiorstwach, które muszą łączyć zespoły. W połączeniu z wewnętrznym czatem i rozwiązaniem do współpracy, takim jak Slack lub Microsoft Teams, oraz przy odrobinie kreatywności i praktyki, większość firm ze zdumieniem odkryje, jak mogą utrzymać zespół połączony i pracujący jako jednostka.

2. Ustal wymagania dotyczące miejsca pracy.

Gdzie poszczególne osoby będą pracować? Niektórzy pracownicy mogą mieć pokój, który jest lub może być używany jako domowe biuro. Inni pracownicy mogą nie mieć dostępnego osobnego pomieszczenia. Ważne jest, aby udokumentować zdecydowane oczekiwania dotyczące miejsc pracy w domu i współpracować z każdym członkiem zespołu, aby zapewnić, że jest on w stanie spełnić przynajmniej minimalne wymagania dotyczące miejsca pracy.

3. Zarządzanie technologią firmy i bezpieczeństwem cybernetycznym.

W ramach przejścia na pracę zdalną, firma będzie musiała zdecydować, czy komputery i inne technologie powinny być zakupione i dostarczone przez firmę, czy też pracownicy będą odpowiedzialni za zakup swojego sprzętu, z zatwierdzonej listy. Co najważniejsze, firma będzie musiała ustanowić i zakomunikować polityki i procedury dotyczące wsparcia technologicznego, kontroli wewnętrznych, planowania awaryjnego i bezpieczeństwa cybernetycznego. Podczas gdy jest to ważne nawet w biurze, środowisko pracy zdalnej dodaje wykładniczo więcej punktów podatności i ryzyka, które firma musi starannie zaadresować i zarządzać. Zapewnienie firmie doskonałego bezpieczeństwa cybernetycznego i zasobów wsparcia technicznego powinno być najwyższym priorytetem.

4. Przejście na spotkania wideo vs połączenia konferencyjne.

Zamiast tracić korzyści z rozmów twarzą w twarz i przechodzić na połączenia konferencyjne, warto rozważyć organizowanie spotkań z klientami w formie spotkań wideo. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z Citrix GoToMeeting, Zoom, Microsoft Teams czy innego rozwiązania do prowadzenia wirtualnych spotkań, możliwość zobaczenia się przez wszystkich uczestników może sprawić, że rozmowa stanie się bardziej osobista i produktywna.

5. Inwestuj w szkolenia z zakresu zarządzania projektami i rozwijania umiejętności mentorskich.

W przypadku przejścia na środowisko zdalne, jedną z największych zmian, z jakimi musi się zmierzyć każda firma, jest dostosowanie, jakiego będą musieli dokonać menedżerowie, gdy nie będą już mogli polegać na tym, co widzą i słyszą w biurze, w trakcie interakcji z każdym pracownikiem, jako sposobie zarządzania harmonogramami projektów i jakością wykonywanej pracy. Dając menedżerom możliwość rozwijania silnych umiejętności w zakresie zarządzania projektami i związanego z tym mentoringu, pomoże zapewnić, że pracownicy firmy otrzymają wskazówki i wsparcie, którego potrzebują, ponieważ również dostosowują się do pracy zdalnej, a także, że menedżerowie dają możliwość nabycia umiejętności, których potrzebują, aby odnieść sukces w strukturze zdalnej.

6. Śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI).

Śledzenie i analizowanie kluczowych wskaźników wydajności oraz wykorzystywanie wyników do pomocy firmie w identyfikacji obszarów wymagających poprawy powinno być stałą częścią procesu zarządzania firmą. W zdalnym otoczeniu informacje te stają się jeszcze ważniejsze, jako sposób na zrekompensowanie braku możliwości fizycznego zobaczenia i usłyszenia tego, co dzieje się w firmie.

7. Wykazanie zaangażowania w zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Praca zdalna ma wiele zalet i korzyści. Jednocześnie istnieje stałe ryzyko zatarcia granicy między pracą a czasem osobistym. Choć może się wydawać, że wygodnie jest usiąść i wykonać jeszcze jedno zadanie lub odpowiedzieć na jeszcze jednego maila, to są to nawyki, które mogą prowadzić do zmniejszenia ilości czasu spędzanego z rodziną i przyjaciółmi, zmniejszenia ilości czasu na opiekę nad sobą, a ostatecznie mogą powodować wypalenie i niechęć. Menedżerowie i pracownicy powinni często komunikować się na temat planowania, zarządzania obciążeniem pracą oraz tego, jak firma może pomóc każdemu członkowi zespołu poczuć się wyzwanym, wspieranym, docenianym i nagradzanym.

8. Uzyskaj częste i bieżące informacje zwrotne od pracowników i klientów.

Tak ważne jak wyniki finansowe firmy, nic nie dzieje się bez zaangażowanego, wysoko wydajnego personelu i szczęśliwych, lojalnych klientów. Aby upewnić się, że firma skupia się na rzeczach, które mają największe znaczenie dla obu grup, ważne jest, aby konsekwentnie pytać! Firma powinna zaplanować stałe indywidualne i grupowe okazje do zbierania opinii od pracowników. Ponadto, firma powinna regularnie prosić o informacje zwrotne od klientów, zarówno poprzez bezpośredni kontakt, jak i poprzez ankiety Net Promoter Score. Większość klientów jest bardziej niż zadowolona z inwestycji w relację, dzieląc się tymi informacjami.

Wnioski

Podczas gdy rozważanie lub faktyczne przejście na pracę zdalną może wydawać się przytłaczające, większość firm, które dokonują zmian i dostrzegają korzyści ekonomiczne, związane ze stylem życia i inne, nigdy nie rozważa powrotu do pracy w fizycznym biurze. Firmy, które decydują się na taki krok, powinny wiedzieć, że nie muszą przechodzić przez to same.

Inni (tacy jak ja), którzy już dokonali przejścia są często chętni do dzielenia się swoimi sugestiami, doświadczeniami i lekcjami oraz historiami sukcesu. Mogą nawet zaproponować połączenie na wirtualną happy hour lub lunch!

Powiązane artykuły

10 najlepszych praktyk w pracy z pracownikami zdalnymi

4 sposoby na zarządzanie ryzykiem związanym z pracownikami zdalnymi