Czy w tym czasie dobrze komunikujesz się z pracownikami i klientami?

Na przykład, każda lokalizacja ma jakiś rodzaj katastrofy związanej z pogodą, którą musi złagodzić. Mogą to być huragany, śnieżyce, powodzie, pożary, a nawet tornada.

Istnieją również katastrofy spowodowane przez człowieka i inne katastrofy niezwiązane z pogodą, które mogą znacząco wpłynąć na działalność firmy, a najpilniejszą z nich jest epidemia COVID-19. Krótko mówiąc, każda firma musi mieć zespół i plan komunikacji w przypadku katastrofy.

Plan ten ma dwa podstawowe cele. Po pierwsze, plan komunikacji po katastrofie powinien być dostosowany do konkretnego rodzaju katastrofy. Istnieją bardzo różne kroki potrzebne w przypadku innych rodzajów katastrof.

Drugim celem planu komunikacji po katastrofie jest część komunikacyjna. Możliwe, że strategia komunikacji będzie miała zastosowanie w więcej niż jednej sytuacji kryzysowej.

Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj

swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień to, co najlepsze w AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Podajadres e-mailZapisz
się

Oto pięć rzeczy do rozważenia przy tworzeniu zespołu i planu komunikacji w razie katastrofy dla Twojej organizacji

.

1. Nie przypisuj obowiązków związanych z sytuacjami kryzysowymi do stanowisk pracy

Sytuacje kryzysowe to sytuacje nietypowe. Organizacje muszą brać pod uwagę poszczególne osoby - zarówno na poziomie osobistym, jak i emocjonalnym - zanim uczynią je odpowiedzialnymi za komunikację w razie katastrofy. Starszy kierownik może mieć członka rodziny, którym musi się opiekować.

Nie jest sprawiedliwe, aby pracownicy wybierali między swoją rodziną a organizacją. Zanim przypiszesz pracownika do zespołu ds. komunikacji w przypadku katastrofy, upewnij się, że nie ma on nic przeciwko temu.

2. Przeszkol wszystkich członków zespołu ds. komunikacji w przypadku katastrofy

Zespół musi być w stanie pracować razem w bardzo stresujących warunkach. Muszą być w stanie rozwiązywać problemy, współpracować i podejmować decyzje jako grupa. Zespół będzie również potrzebował szkolenia z zakresu mediów i public relations. Katastrofy przyciągają media, ale nie należy zakładać, że to coś złego.

Media mogą pojawić się, aby zapytać o jakąś wspaniałą rzecz, którą pracownicy robią podczas katastrofy. Daj swojemu zespołowi narzędzia, aby być wygodne mówienie z mediami.

3. Mów o katastrofach wcześnie i często

Niektóre katastrofy przychodzą bez ostrzeżenia, ale wiele z nich informuje nas o nich z wyprzedzeniem. Nie czekaj do ostatniej chwili, aby aktywować zespół swojej organizacji. Jest to nie tylko pomocne w planowaniu, ale pozwala członkom zespołu na wcześniejsze zajęcie się sprawami osobistymi.

Może się zdarzyć, że potencjalne zagrożenie się nie zmaterializuje, co jest dobrą rzeczą. Nie należy jednak tracić szansy na podsumowanie tego, co poszło dobrze i co można zrobić inaczej następnym razem.

4. Opracuj schemat komunikacji z pracownikami

Niektóre organizacje mogą po prostu zamknąć działalność i wysłać pracowników do domu, aby zajęli się swoimi rodzinami. Inne mogą potrzebować zatrzymać na miejscu małą grupę. Organizacje muszą ustalić sposób, w jaki pracownicy będą wiedzieć, czy powinni przyjść do pracy.

Z drugiej strony, organizacje muszą wiedzieć, czy pracownik jest w stanie bezpiecznie dotrzeć do miejsca pracy. Dobrą wiadomością jest to, że technologia znacznie ułatwiła zadanie komunikacji.

Minusem jest to, że nawet technologia jest podatna na katastrofy naturalne. Organizacje muszą myśleć o komunikacji, gdy systemy telefoniczne są uszkodzone lub gdy pracownicy nie mają dostępu do Internetu.

5. Włącz komunikację w razie katastrofy do programu szkolenia i spotkań zespołu

Bezpieczeństwo i dobre samopoczucie pracowników powinny być zakorzenione w kulturze organizacyjnej. Porozmawiaj o bezpieczeństwie i komunikacji w razie katastrofy podczas orientacji i przyjęcia do pracy. Menedżerowie powinni poruszać kwestie bezpieczeństwa i gotowości na wypadek katastrofy podczas spotkań zespołu.

Częścią tego, co sprawia, że katastrofy są tak stresujące, jest to, że nie rozmawiamy o nich, dopóki nie jest to absolutnie konieczne. Nie ma potrzeby bicia na alarm, ale dobrze jest wysłać wiadomość, że organizacja ma zespół i plan, a bezpieczeństwo pracowników i klientów jest jej priorytetem.

Posiadanie zespołu i planu komunikacji na wypadek katastrofy to nie tylko "nice to have" - to niezbędny element prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli jest to zrobione prawidłowo, organizacja nie tylko dba o swoich pracowników, ale także chroni swoją przyszłość.

Nie pozwól, aby Twój plan się zakurzył lub pozwolił zespołowi się zdezaktywować. Nawet jeśli dokonujesz 10-minutowego przeglądu raz na kwartał, pamiętaj o bezpieczeństwie.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany na SPARK

, blogu stworzonym dla Państwa i Państwa pracowników przez ADP®.

ADP będzie również gospodarzem specjalnej edycji webcastu: Ochrona pracowników i zrozumienie zasad w ramach reakcji Państwa organizacji na dyrektywę COVID-19. Zapraszamy do obejrzenia tego webcastu w dowolnym momencie.

Powiązane artykuły

Jak przetrwać i rozwijać się podczas klęsk żywiołowych

3 kroki do lepszej komunikacji z klientem