Najlepsze praktyki w pracy z klientami z branży E-Commerce

E-commerce to jedna z największych rozwijających się branż na świecie. Największe obecnie firmy, w tym Amazon, Alibaba czy Souq, przejmują centra handlowe we wszystkich kategoriach. Elektronika, sprzęt komputerowy, kosmetyki, leki, a nawet artykuły spożywcze stały się dostępne online. Do branży napływa mnóstwo kapitału, a jeśli Twoja firma chce skorzystać z tego rozwijającego się sektora, będziesz musiał poznać niuanse księgowości e-commerce.

Co to jest E-Commerce Accounting?

Księgowość e-commerce polega na wykorzystaniu platformy cyfrowej, do której dostęp mają zarówno kupujący, jak i sprzedający. Właściwe udokumentowanie wszystkich transakcji będzie niezwykle ważne, ponieważ bardzo łatwo jest zapomnieć, co się wydarzyło. Ważne jest, aby zawsze włączać oprogramowanie księgowe, które może nie tylko rejestrować, ale także analizować zachodzące transakcje.

Metody księgowania w handlu elektronicznym

Aby zapewnić sprawny przebieg pracy, kluczowy jest wybór odpowiedniej metody księgowania. Istnieją dwie główne.

Pierwszą z nich jest metoda kasowa. Ta metoda pozwala na rejestrowanie transakcji po ich dokonaniu. W związku z tym, kiedy gotówka jest wpłacana lub wypłacana z Twoich zasobów finansowych, będzie ona rejestrowana po tym, jak sprzedawca wystawi fakturę Twojemu klientowi.

Druga metoda, zwana metodą memoriałową, rejestruje transakcje w momencie ich wystąpienia. Stąd w momencie, gdy pieniądze opuszczają zasoby finansowe, możesz rejestrować faktury jako koszt. Nawet jeśli nie opuściły one jeszcze konta Twojego klienta, od razu pojawi się informacja o zmianie salda.

Standardowe zadania księgowe

Istnieje kilka podstawowych, ale istotnych zadań, które musisz wykonać, aby zapewnić klientowi zgodność z przepisami. Usiądź z nim i przedyskutuj papierkową robotę, która będzie konieczna, a także to, jak może Ci pomóc, aby wszystko przebiegało bezproblemowo.

Kategoryzacja transakcji

Kiedy jakiekolwiek pieniądze opuszczają lub przychodzą do firmy, muszą zostać zarejestrowane. Używanie cyfrowego portalu księgowego ułatwi zarówno Tobie, jak i firmie e=commerce, z którą pracujesz, wiarygodne śledzenie wszystkich przepływów pieniężnych.

Możesz nawet zgłosić te pieniądze, pobierając oficjalne zapisy z konta bankowego klienta. Możesz również zdecydować się na użycie najwyższej klasy oprogramowania księgowego, aby zrobić to automatycznie. Pomoże Ci to pozbyć się kłopotów związanych z ręcznym śledzeniem. Można to zrobić ręcznie lub ustawić, aby zdarzyć się codziennie, tygodniowo lub miesięcznie. Bez względu na to, co zrobisz, należy ustawić regularne odstępy czasu między rozliczeniami, które robisz. Może to zależeć całkowicie od wielkości biznesu, który rejestrujesz każdego dnia, tygodnia lub miesiąca.

Oprócz rejestrowania transakcji, musisz je skategoryzować. Trzeba je umieścić w dwóch szerokich kategoriach przychodów lub wydatków. Program księgowy w większości przypadków nie skategoryzuje transakcji za Ciebie.

Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj

swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień to, co najlepsze w AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Podajadres e-mailZapisz
się

Aktualizacja zwrotów i obciążeń w księgach


rachunkowych

Nie zapominaj, że istnieją również zwroty i obciążenia zwrotne. W e-commerce szacuje się, że detaliczne chargebacks osiągnęły 40 miliardów dolarów rocznie w 2018 roku. Zwroty wypadają jeszcze gorzej. W 2016 roku osiągnęły wartość 260 miliardów dolarów, a to tylko w USA.

Stąd te dwa zjawiska również wymagają kategoryzacji. Przedsiębiorcy e-commerce muszą się tym zająć natychmiast. Bez kategoryzacji nie da się wiedzieć, które przedmioty nie sprzedają się dobrze, a które tak. Bez tej metody nie da się również wyeliminować problemów z łańcuchem dostaw i dostawą. Mając w ręku wiarygodne, dokładne dane, Twoja firma może dokładnie określić swoje oczekiwane marże zysku i dokonać strategicznych zmian w razie potrzeby. Oba te elementy muszą być skategoryzowane w Returns and Allowances.

Inne aspekty księgowości w handlu elektronicznym

Bardzo ważne jest, aby wyciągi bankowe Twoich klientów zgadzały się z ich księgami. Dlatego też uzgodnienie musi być zapisywane regularnie. Zazwyczaj najlepiej jest zajmować się tym co miesiąc. Dodatkowo, zażądaj, aby sprawozdania finansowe Twojego klienta były wysyłane do Ciebie co miesiąc.

Płacenie kwartalnych podatków

W zależności od wielkości biznesu E-commerce, który prowadzi Twój klient, będzie on musiał płacić szacunkowe kwartalne podatki. Możesz oszacować wielkość biznesu na podstawie tego, ile zarobi w ciągu roku, a następnie upewnić się, że płaci on podatki od tej kwoty co trzy miesiące.

Składanie podatku od sprzedaży

Jeśli firma Twojego klienta dobrze sobie radzi, może potrzebować składać podatek od sprzedaży co miesiąc, co kwartał lub nawet co rok. Powinno to być jedno z głównych zadań na Twojej liście rzeczy do zrobienia.

Nie chodzi tylko o to, aby być czujnym; chodzi o to, że działalność związana z wypełnianiem podatków od sprzedaży jest zazwyczaj intensywna. Twój klient będzie musiał najpierw zebrać podatek od sprzedaży. Będą musieli złożyć raport o tym, ile zebrali. Obejmuje to również identyfikację źródła transakcji. Jeśli sprzedają swoje produkty za pośrednictwem wielu kanałów e-commerce, proces ten staje się jeszcze bardziej skomplikowany.

Proces ten może być bardzo wydajny dzięki zastosowaniu oprogramowania księgowego.

Utrzymanie budżetu

Utrzymanie budżetu jest niezwykle ważne w biznesie e-commerce, ponieważ są one często sezonowe. Nie ma produktu, który cieszyłby się popytem przez cały rok - nawet tak podstawowe produkty jak żywność doświadczają wahań w ciągu roku. Oto kilka zadań związanych z budżetowaniem, które powinieneś polecić klientom, aby uprościć pracę księgowych.

Planowanie zapasów

Nadmiar

lub niedobór zapasów to jeden z głównych problemów w handlu detalicznym. Niezależnie od tego, czy jest to sklep stacjonarny czy internetowy, problem ten nigdy nie znika. Jednakże, jeśli jest to robione regularnie, księgowość znacznie łagodzi ten problem. Planowanie zapasów może uchronić Cię przed wydaniem zbyt dużo lub zbyt mało, a tym samym rozczarowaniem klientów lub inwestorów.

Sprawdzanie przepływu got

ówkiPrzepływ

gotówki w firmie trzeba sprawdzać co miesiąc. Jeśli używasz metody memoriałowej, to może się wydawać, że masz dużo na papierze, ale nie w rzeczywistości. Jednakże, jeśli używasz metody gotówkowej, będziesz miał dokładny ślad swojej gotówki w ręku.

Porady księgowe dla E-Commerce

Pamiętając o tych wskazówkach, będziesz w stanie skutecznie pracować z firmą e-commerce i pozostać konkurencyjnym w tej szybko rozwijającej się przestrzeni.

ZakupyWiększość

firm e-commerce regularnie kupuje towary od tych samych dostawców. Zazwyczaj płaci się za nie w momencie zakupu lub krótko po dostarczeniu ich do klienta. W niektórych przypadkach jednak, za towar można zapłacić po otrzymaniu faktury od dostawcy.

Sprawdzanie produktówKiedy

klient sfinalizuje swoje zamówienie, musi wypełnić formularz online w celu potwierdzenia. W kilku przypadkach, Twój klient może otrzymać płatność w tym czasie. W rzeczywistości jest to najlepszy sposób na złożenie zamówienia przez klientów. W ten sposób nie musisz się martwić o oddanie im reszty przy dostawie. Zachęcaj swoich klientów do przejścia na bezgotówkowość. Przełącz opcję płatności cyfrowych na domyślną.

WysyłkaZanim

dojdzie do wysyłki, należy zebrać płatności za produkt. Zauważ, że aby biznes dobrze się rozwijał, zbieranie płatności za dostawę przed jej realizacją jest bardzo ważne. Przepływ gotówki do firmy wysyłkowej nie powinien zostać przerwany.

Wskazówki dotyczące sezonu podatkowegoIntegrate

Accounting Software with the Online StoreYou

powinny zawsze łączyć oprogramowanie księgowe ze sklepem internetowym. To pozbawia Cię ręcznej odpowiedzialności za rejestrowanie każdej transakcji. W przypadku, gdy masz problem lub usterkę w księgach, zawsze możesz odwołać się do swojego banku.

Reconcile AccountsAccounting

oprogramowanie pozwala na połączenie swojego konta bankowego do swojej firmy. Pozwoli to na automatyczną synchronizację i pobieranie wszystkich Twoich transakcji. To oszczędza cię od ręcznego wprowadzania transakcji bankowych, a tym samym oszczędza wiele godzin pracy i czasu. To bardzo pomaga przy uzgadnianiu kont.

Częste aktualiz

acje ustawień podatkowychMusisz aktualizować

ustawienia podatkowe zgodnie z krajami, w których działają Twoi klienci i do których wysyłają przesyłki. Najczęściej ustawienia podatkowe są skonfigurowane w oparciu o kraje, w których działasz. To działa w krótkim okresie czasu. Jednak w miarę rozwoju firmy, ustawienia podatkowe powinny być sprawdzane w każdym kraju, do którego wysyłane są przesyłki. Ma to na celu upewnienie się, że Twój klient nie łamie w sposób niezamierzony żadnych przepisów.

Śledzenie terminówTerminów

należy dotrzymywać

. Jeśli nie są, będą miały tendencję do zakradania się do Ciebie. Jeśli pracujesz w USA, sprawy są proste, jeśli chodzi o przestrzeganie terminów dla podatków. Musisz złożyć na czas, w przeciwnym razie zostaniesz uderzony karami cenowymi.

Stosując się do tych prostych wskazówek i zatrudniając odpowiednie oprogramowanie, będziesz w stanie zaoferować więcej wartości dla swoich klientów e-commerce lub skutecznie włamać się do niszy e-commerce rachunkowości.

Powiązane artykuły

Jak zautomatyzować małą firmę

Twoje perspektywy legislacyjne w zakresie podatku od sprzedaży w 2020 r.