Jak hosting może być rozwiązaniem dla pracy zdalnej w Twojej firmie

Ponieważ coraz więcej firm musi zmierzyć się z twardą rzeczywistością, że praca w biurze nie jest obecnie opłacalnym rozwiązaniem, jednym z rozwiązań kwestii pracy zdalnej jest hosting w chmurze. Wiele firm ma już jakiś aspekt swojej codziennej pracy w środowisku hostowanym, podczas gdy inne unikały tego z własnych powodów.

Poniżej przedstawiamy krótki opis tego, w jaki sposób firmy mogą szybko skonfigurować hosting i jak rozwiązać kilka kluczowych problemów, które organizacje mogą mieć w związku z przeprowadzką.

Ognisko koronawirusa wstrząsnęło światową gospodarką i tylko w ciągu ostatnich kilku dni kilka znaczących firm technologicznych, w tym Microsoft, Twitter i Amazon, wezwały pracowników do pracy w domu i wprowadziły ścisłe ograniczenia dotyczące podróży pracowników.

Biura rachunkowe i inne organizacje świadczące usługi profesjonalne mają stosunkowo dużo szczęścia. Jako firmy oparte na informacji, mogą one wprowadzić plany i systemy, które pozwolą im złagodzić wpływ pandemii na biznes. Pierwszym problemem, przed którym stanie wiele firm, jest to, czy ich pracownicy będą w stanie wykonywać swoją pracę zdalnie i czy będą mieli dostęp do systemów i aplikacji, które są im potrzebne do utrzymania produktywności i obsługi klientów.

Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj

swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień to, co najlepsze w AccountingWEB.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

Cloud hosting od dawna jest wykorzystywany przez firmy, które szukają outsourcingu infrastruktury IT, zatrudniają pracowników w wielu lokalizacjach i pozwalają na elastyczność. Teraz firmy muszą iść zdalnie lub ryzykować zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników. Jeśli szukasz, aby przejść do środowiska hostowanego tak szybko, jak to możliwe, rozważ te najlepsze praktyki:

1. Określ, które aplikacje muszą być hostowane

Firmy korzystają obecnie z różnych rozwiązań SaaS i on-premises, ponieważ branża przechodzi na środowisko bardziej oparte na chmurze. Największym czynnikiem do rozważenia jest to, gdzie przechowywane są dokumenty klientów (tj. czy są one hostowane lokalnie na dysku?).

Przy przejściu na środowisko hostowane, należy upewnić się, że wszyscy pracownicy będą mieli możliwość dostępu i przechowywania projektów, nad którymi pracują w centralnej lokalizacji. W trakcie sezonu podatkowego, ograniczony dostęp do dokumentów znacznie utrudni produktywność firmy.

Oprogramowanie podatkowe, zarządzanie praktyką i dokumenty są niezbędne do utrzymania zespołu, produktywności, rozliczania czasu pracy i dostarczania pracy klientom. Zidentyfikuj systemy, których używasz obecnie na miejscu i potwierdź, że jesteś w stanie przenieść je do środowiska hostowanego.

2. Zapewnij bezpieczeństwo

W przypadku pracowników pracujących w domu, bezpieczeństwo poufnych informacji o klientach musi być traktowane priorytetowo. Zapewnienie pracownikom bezpiecznego, stabilnego i niezawodnego połączenia jest pierwszym krokiem. Następnie należy zapoznać ich z najlepszymi praktykami dotyczącymi zabezpieczenia domowego połączenia Wi-Fi, przechowywania dokumentów klientów i wysyłania ich pocztą elektroniczną. Pracownicy powinni nadal korzystać z tych samych metod przekazywania informacji o klientach poprzez portale klienckie i bezpieczne przesyłanie dokumentów.

3. Wybierz właściwego dostawcę usług w chmurze

Wybór dostawcy chmury może wydawać się przytłaczający. Jakie są różnice? Czym różnią się chmury współdzielone i prywatne? W How to Pick a Cloud Hosting Provider, Brian Tankersley radzi znaleźć dostawcę usług hostingowych, który szczególnie współpracuje z księgowymi i rozumie wymagające obciążenie wielu aplikacji księgowych. Potwierdź protokoły bezpieczeństwa dostawców hostingu, użyj wieloczynnikowego uwierzytelniania (MFA), szyfrują dane w spoczynku i w tranzycie, a ich SLA na czas pracy i wsparcie.

4. Mobilizacja pracowników zdalnych

Podsumujmy: Chmura? Sprawdzone. Przeniesienie danych? Sprawdzone. Systemy gotowe i działające? Sprawdzone. Jak jednak przenieść pracowników zdalnie i zapewnić im bezproblemową pracę w środowisku chmury? Piękno środowiska wirtualnego polega na tym, że jest ono odczuwalne i wygląda tak samo jak Twój komputer.

Pracownicy powinni być w stanie uruchomić wszystkie niezbędne aplikacje biznesowe w środowisku wirtualnym, gdy tylko wrócą do domu i otworzą laptopa. Największy wpływ na pracowników będzie miała zmiana sposobu komunikacji.

Będą musieli dostosować się do wirtualnych spotkań i przystosować do środowiska pracy bez papieru. Istnieje wiele narzędzi dostępnych do współpracy zespołowej, takich jak Microsoft Teams, Slack i Google Hangouts pozwoli Twojemu zespołowi nadal komunikować się w bardziej konwersacyjnym formacie, a nie tylko polegać na e-mailu.

5. Doskonalenie doświadczenia klienta

Księgowi są zaufanymi doradcami, a bliskie relacje z klientami są podstawą ich praktyki. Utrzymywanie i pielęgnowanie relacji pozostaje na pierwszym miejscu, ponieważ wielu klientów z małych firm zwraca się do swojego księgowego o wsparcie i radę w trudnych chwilach.

Zapewnienie białej rękawiczki, wysokiej jakości obsługi klienta wirtualnie jest całkowicie możliwe. Korzystaj z wirtualnych spotkań, aby klienci mogli nadal mieć kontakt z Tobą i Twoim zespołem.

Portale dla klientów to łatwy sposób na wysyłanie dokumentów i bezpieczne przekazywanie danych osobowych. Ułatw klientom płacenie faktur, korzystając ze zintegrowanego rozwiązania płatniczego.

Ostatnie przemyślenia

W tej chwili ważne jest, aby priorytetowo traktować zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników i klientów, a najlepszym sposobem na to jest praktykowanie społecznego dystansu. Niestety, znacznie utrudnia to specjalistom ds. podatków i księgowości skuteczne doradzanie swoim klientom.

Jednak dzięki pracy zdalnej w bezpiecznym środowisku chmury, Twoja firma może zręcznie poruszać się po tym kryzysie i wszelkich innych zakrętach, które pojawią się na Twojej drodze.

Powiązane artykuły

Jak zabezpieczyć oprogramowanie w chmurze

Dlaczego przepływ pracy w firmie powinien być w chmurze