Jak odpowiedzieć na obawy klientów podatkowych związane z chorobą Coronavirus

W ciągu ostatnich kilku dni skrzynki odbiorcze zostały zalane mailami od wszelkiego rodzaju organizacji na temat polityki prowadzonej w związku z epidemią COVID-19. Chwilę temu jeden z nich otrzymał od Texas Comptroller informując podatników "Gorąco zachęcamy do korzystania z naszych narzędzi online, samouczków i innych zasobów do usług podatkowych i ustanowienia dostępu do konta 24/7."

Stan Kalifornia tymczasem kilka dni temu już przedłużył swój termin podatkowy dla podatników, z prawdopodobnymi innymi stanami do naśladowania. Zmiany nadchodzą z minuty na minutę. Co więc robisz, aby rozwiązać problemy klientów?

Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj

swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień to, co najlepsze w AccountingWEB.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

Jako zaufani doradcy naszych klientów, powinniśmy być proaktywni, a nie reaktywni. Jak mówią, w życiu nie ma nic pewnego poza śmiercią i podatkami. Nie jest powiedziane, że należy rzucić wyzwanie śmierci, aby zrobić swoje podatki.

Oto kilka kluczowych wskazówek, które pozwolą Ci się schować i być bezpiecznym w tych niepewnych czasach (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś):

  • Wprowadzić politykę pracy z domu dla wszystkich pracowników
  • Wiedz, że wszystko co robimy może być zrobione wirtualnie
  • Komunikuj się z klientami, sprawdzaj i zapewniaj ich o swoim zaangażowaniu
  • Natychmiast zmień wszystkie osobiste spotkania na wirtualne spotkania lub rozmowy telefoniczne

Mam nadzieję, że masz przyszłość-proofed swoją praktykę przez teraz, cokolwiek można zrobić w chmurze musi być zrobione. Jako firma oparta na chmurze, moja własna praktyka jest już w ruchu, z niewielkim lub żadnym przestojem i środkiem do wykonania całej komunikacji i wymiany dokumentów zdalnie.

Narzędzia i wskazówki dotyczące terminowego składania deklaracji podatkowych

- Wymiana plików online pomoże klientom dostarczyć te dokumenty do Ciebie w najbezpieczniejszy możliwy sposób, wolny od przenoszenia koronawirusów. Jeśli masz taką, która integruje się z Twoim oprogramowaniem podatkowym, to również pomoże Ci to w organizacji pracy. Niezależnie od tego, z którego korzystasz, upewnij się, że będzie on działał w przeglądarce mobilnej, aby Twoi klienci mogli zrobić zdjęcia swoich dokumentów i przesłać je z banku telefonów.

- Narzędzia do współpracy online dla Ciebie i Twojego zespołu, takie jak Microsoft Teams lub Slack sprawią, że mandat WFH będzie znacznie łatwiejszy. Te aplikacje również śledzą i utrzymują twoją pracę w jednym miejscu, więc każdy może skorzystać.

- Planowanie z wyprzedzeniem jest zawsze dobrą polityką, a w tej sytuacji jest krytyczne. Spójrz na swoją dotychczasową ścieżkę kontroli zeznań podatkowych i to, co się zbliża, podejmij decyzje i działaj odpowiednio. Na przykład, jeśli przechodzisz na wirtualne spotkania lub spotkania telefoniczne, skontaktuj się z każdym, kto jest ustawiony w kalendarzu w ciągu najbliższych 3-4 tygodni i dokonaj przejścia już teraz.

- Zrób szkice różnych odpowiedzi i e-maili, które będą potrzebne w tym czasie do komunikacji z klientami. Będą one w gotowości do proaktywnego wysyłania.

- Traktuj wszystkich swoich klientów jako klientów długodystansowych, a podatki zostaną złożone na czas. Nawet jeśli nie jesteś w chmurze, nadal istnieje stara dobra amerykańska poczta, aby bezpiecznie odbierać poufne informacje. I wciąż jest też czas! Nie licz na to, że klienci zaszyfrują i zabezpieczą hasłem dokumenty przed wysłaniem ich do Ciebie pocztą elektroniczną.

Wiadomość dla kolegów praktyków

Jestem Enrolled Agent z siedzibą w Kalifornii. Kiedy po raz pierwszy usłyszeliśmy ogłoszenie gubernatora Newsoma, późno 12 marca, że wszystkie zgromadzenia większe niż 250 osób mają być przełożone lub odwołane, wydawało się to trochę surrealistyczne. Następnego dnia szkoły zostały zamknięte, a w piątek rano podjęliśmy już decyzję o innym sposobie prowadzenia spotkań z klientami.

Lokalni członkowie zespołu zostali poinformowani, że tego samego wieczoru będą pracować w domu. Nasz członek zespołu korzystającego z outsourcingu został upoważniony przez swój rząd, podobnie jak wszyscy w jego kraju, do pracy w domu wczesnym rankiem w dniu 16 marca, kiedy upływa termin składania wniosków podatkowych. Jak dotąd jedynym przestojem był jego powrót do domu, uruchomienie komputera i zalogowanie się, co zajęło w sumie półtorej godziny.

Wszystkie zwroty, które trzeba było złożyć, wyszły zgodnie z harmonogramem, jedyne opóźnienia wynikały nie z COVID-19, ale z klientów, którzy postanowili zająć się swoją księgowością 2019 w styczniu. Jak na razie przewidujemy na termin 15 kwietnia wzrost terminów i składania deklaracji podatkowych wiedząc, że może się to zmienić każdego dnia. Ludzie mają więcej czasu na swoich rękach w tej chwili i mieliśmy więcej osób przenieść się na spotkania niż anulowanie i czekanie na to, aby się skończyło.

Kiedy wysłaliśmy e-maile do naszych klientów zapewniając ich, że ich podatki zostaną złożone na czas i informując ich o zawieszeniu wizyt w biurze, nie byliśmy przygotowani na odpowiedź, która była absolutnie żadna. Dołączony był również link do formularza Microsoft z trzema pytaniami, z wyborem wirtualnego, telefonicznego lub przedłużenia i odłożenia na później. W ciągu godziny od wysłania tego maila, 100 procent wypełniło go, a tylko jeden klient poprosił o przedłużenie i przełożenie spotkania.

Moi klienci wykazują ulgę i chęć pójścia do przodu, pomimo wybuchu epidemii. Istnieje obawa o przedsiębiorstwa, którym służymy. Podczas gdy my, jako specjaliści od podatków i rachunkowości, mamy przyszłość i odporny na kryzys (z wyjątkiem awarii internetu) biznes, wielu naszych klientów nie ma.

To jest czas, aby dotrzeć do naszych klientów biznesowych i być wsparciem i przewodnikiem dla nich do pogody te czasy. Jeśli nasi klienci znają swoje obecne finanse, mogą podejmować lepsze decyzje na teraz, w przyszłym tygodniu i na następne kilka miesięcy. Będzie to miało kluczowe znaczenie dla ich przetrwania. Edukacja na temat sposobów, w jakie technologia może pracować dla nich i chronić ich w czasie przymusowej izolacji.

Mam nadzieję, że moi klienci (i miejmy nadzieję, że twoi) polubią wirtualne spotkania i będą kontynuować to w przyszłych sezonach podatkowych i innych spotkaniach. O wiele łatwiej jest zarządzać dniem konferencji internetowych niż dniem wizyt w biurze.

Mam również nadzieję, że dzięki temu mój wskaźnik przyjęcia systemu bez papierowego będzie jeszcze wyższy. Papier jest brudny, zwłaszcza gdy przechodzi przez wiele rąk.

W sytuacji, gdy miasto San Francisco ma zostać zamknięte, a w wiadomościach pojawiają się pogłoski o kolejnej recesji, szybkie decyzje i działania, które podjęliśmy wcześnie, procentują właśnie teraz.

Bycie firmą przyszłości pozwoliło nam być zwinnym i tworzyć proaktywne, a nie reaktywne plany działania. Jeśli jeszcze nie podjąłeś decyzji - czas na to jest teraz!

Powiązane artykuły

IRS odracza płatności podatkowe należne w 2020 roku

Odliczenia medyczne dla wydatków związanych z COVID-19