Budowanie efektywnego przepływu pracy w firmie

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową praktykę, czy dużą firmę, tworzenie przepływów pracy jest kluczem do zapewnienia maksymalizacji zysków i uniknięcia marnotrawienia zasobów. Firma IDC, zajmująca się badaniami rynku, twierdzi, że "organizacje tracą każdego roku od 20 do 30 procent przychodów z powodu nieefektywnych procesów".

Oprócz oszczędności w zakresie utraconych przychodów, korzyści z utrzymywania efektywnego przepływu pracy obejmują:

  • Wdrażalne systemy i procesy
  • Większa przejrzystość i zdefiniowane role
  • Bardziej zadowoleni pracownicy

Efektywność jest również ważna, jeśli chcesz prowadzić skalowalną firmę, dlatego poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą Ci dokonać bilansu Twojego przepływu pracy i określić, jak go zautomatyzować:

1. Zarys

Pierwszym kluczem do zbudowania efektywnego przepływu pracy jest jego zdefiniowanie. Jak możesz usprawnić swoje procesy, jeśli nie wiesz, jak one wyglądają? Upewnij się, że wyszczególniłeś wszystkie kroki!

[spark:newsletter-signup]

Może to zabrzmieć głupio, ale jest to konieczne, aby pomóc Ci zidentyfikować każdy pojedynczy punkt kontaktu w ofercie usługowej. Znajomość każdego szczegółowego kroku pomoże Ci zorientować się, czy proces jest rozdęty, co oznacza, że jest w nim za dużo kroków, czy też jest lekki i można go ulepszyć.

Co roku siadam i przeprowadzam analizę przepływu pracy, spisując krok po kroku proces dla usług, które oferuję w mojej praktyce. Mówię tu o początkowym wprowadzeniu usługi na stronę internetową aż do jej ostatecznego wykonania. Podczas analizy szukam przede wszystkim wszelkich punktów krytycznych, możliwości automatyzacji i/lub zbędnych elementów, których należy unikać.

Kiedy więc usiądziesz, aby przeprowadzić ten proces w swojej firmie, nie bój się wymienić najbardziej prozaicznych zadań, takich jak "dodanie folderu klienta do dysku współdzielonego" lub "rozmowa z klientem przez telefon przez 30 minut". Posiadanie mapy kroków pozwoli Ci otworzyć oczy na wąskie gardła w Twoim procesie.

Zobacz, gdzie nieefektywnie wykorzystujesz zasoby lub odkryj, gdzie nie przestrzegasz własnych zasad. Dosłownie możesz zobaczyć, jak pieniądze są wyrzucane przez okno.

2. Zarządzanie danymi

Wykorzystaj analizę przepływu pracy do dokładnego przyjrzenia się swoim procesom, skupiając się na miejscach, w których wszystko się zatrzymuje. Osobiście uważam, że studiując i rozwiązując ten problem, można uzyskać najwięcej korzyści!

Według Imaginovation, pracownicy spędzają od 20 do 40 procent czasu na ręcznym wyszukiwaniu dokumentów. Jednym ze sposobów na uniknięcie tego scenariusza jest stworzenie usprawnionych procesów gromadzenia danych, które ułatwią Tobie lub Twoim pracownikom zarządzanie i wyszukiwanie dokumentacji.

Dla każdego klienta lub usługi należy używać tej samej struktury folderów, dzięki czemu pracownicy będą dokładnie wiedzieli, gdzie szukać potrzebnych informacji. Jeśli obecnie nie korzystasz z przechowywania dokumentów w chmurze, pliki mogą być bezpiecznie dostępne z domu lub biura, dzięki czemu nie będziesz tracić czasu na szukanie ważnych danych.

W procesie tworzenia skutecznych technik zarządzania danymi nie zapomnij o uwzględnieniu swoich klientów i kontrahentów. Trzeba będzie ich nauczyć, jak postępować w przypadku dostarczania wymaganej dokumentacji.

W mojej firmie zapraszam klientów do spersonalizowanego folderu współdzielonego w portalu klienta, gdzie przesyłają i zapisują wymagane informacje. Po podpisaniu listu intencyjnego otrzymują oni spersonalizowane zaproszenie do systemu i link do folderu. Gdy przesyłają pliki, jestem o tym powiadamiany.

Aby ułatwić wyszukiwanie plików, mogę zmieniać ich nazwy, tak aby łatwo było zidentyfikować, czego dokładnie dotyczy dany dokument, bez konieczności poświęcania czasu na jego otwieranie i przeglądanie po raz pierwszy.

3. Zautomatyzuj stronę

Rozmawialiśmy już o odkrywaniu możliwości wyeliminowania punktów tarcia poprzez usprawnienie zbierania danych, ale teraz dodajmy do tego automatyzację. Badanie przeprowadzone przez Unit 4 wykazało, że w skali globalnej pracownicy biurowi spędzają 69 dni w roku na zadaniach administracyjnych, co kosztuje firmy 5 bilionów dolarów rocznie.

Pamiętasz te powtarzające się zadania, które odkryłeś? Bardzo prawdopodobne, że można je usprawnić za pomocą aplikacji lub oprogramowania. Zanim jednak zaczniesz szukać nowej aplikacji do wykonywania tych zadań, sprawdź, jakie aplikacje już posiadasz.

Partnerzy dodają nowe funkcje przez cały czas, więc może się okazać, że w swoim arsenale masz już narzędzie, które wykona to zadanie. Jeśli nie, poszukaj czegoś, co będzie pasowało do Twoich potrzeb, budżetu i pozwoli Tobie i Twoim pracownikom odzyskać czas.

4. Wyeliminuj ręczne wprowadzanie danych

Teraz, gdy uporałeś się z powtarzającymi się zadaniami, nie zapomnij skupić się na tych etapach przepływu pracy, które wymagały ręcznego wprowadzania danych. Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych dzięki automatyzacji nie tylko oszczędza czas, ale także pozwala uniknąć kosztownych błędów.

Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych ma również tę dodatkową korzyść, że uwalnia Cię od wykonywania tych samych monotonnych, niskopoziomowych zadań, które są naprawdę wyczerpujące psychicznie. To uwalnia Twój mózg, pozwalając Ci na większą kreatywność. W ten sposób Twoja firma może zapewnić bardziej stymulującą umysł pracę poprzez usługi doradcze lub bardziej innowacyjną ofertę, która pomoże Twoim klientom w bardziej znaczący sposób poza podstawową pracą związaną z zachowaniem zgodności.

5. Dokument

Jako jednoosobowa firma nie rozumiałam wartości dokumentowania moich procesów, dopóki nie zatrudniłam pierwszego pracownika. Byłam podekscytowana możliwością powiększenia mojego zespołu. Pierwszego dnia nie miałam nic do zrobienia dla nowo zatrudnionej osoby, ponieważ nie miałam spisanego planu działania ani udokumentowanego szkolenia.

I zgadnijcie, kto nie znalazł czasu, aby przerwać pracę w deadline'ach i przeszkolić nową osobę, którą tak bardzo cieszyłem się z zatrudnienia? Sprawiło to, że pracownik czuł się bezużyteczny, a ja miałem poczucie, że marnuję pieniądze.

Proszę, nie bądź taki jak ja! Wykorzystaj swoją nowo nakreśloną analizę przepływu pracy i stwórz żywy, oddychający dokument standardowych procedur operacyjnych (SOP) oraz listy kontrolne zarządzania zadaniami, które zawierają szczegółowe i specyficzne dla danego klienta wskazówki. Użycie oprogramowania do stworzenia tych SPO i list kontrolnych daje więcej możliwości wzbogacenia ich o możliwość dodania obrazów lub filmów.

Jestem wielkim fanem szkoleń wideo, ponieważ pozwalają one pracownikom wizualnie zobaczyć i usłyszeć proces, a nie tylko przeczytać SPO. Dokumenty te dają pracownikom możliwość przejęcia procesu i uczenia się we własnym tempie. A ich tworzenie jest bardzo proste - wystarczy włączyć przechwytywanie ekranu podczas pracy i mówić na głos, wyjaśniając, co się robi. W ten sposób masz film szkoleniowy.

Podsumowanie

Dowiesz się, że tworzenie wydajnych przepływów pracy nie jest zadaniem jednorazowym. Jak wspomniałem wcześniej, co roku powracam do tego procesu. Stworzenie mapy procesu daje Ci wszystkie informacje, których potrzebujesz, aby usprawnić, zautomatyzować i stworzyć efektywny przepływ pracy dla siebie i swojego zespołu. A kiedy wyeliminujesz zbędne i ręczne zadania, będziesz mógł wykazać się większą innowacyjnością i proaktywnością, co jest bardzo korzystne dla wyniku finansowego i morale firmy.

Intuit Accountant pomaga specjalistom w dziedzinie podatków i księgowości w istotny sposób wpływać na życie ich klientów dzięki naszemu wiodącemu w branży oprogramowaniu - Lacerte®, ProSeries®, ProConnect™ Tax Online i QuickBooks®. Odwiedź stronę intuit.com/company, aby uzyskać najnowsze wiadomości i informacje.