Ocena narzędzi technicznych zwiększających wydajność firmy

Rozumiem, że są firmy, które jeszcze nie korzystają z aplikacji lub chmury w takim stopniu, w jakim ja to zrobiłem. Dlatego chcę podzielić się z Tobą moimi sprawdzonymi krokami w ocenie technologii w celu zwiększenia efektywności w mojej firmie, abyś Ty mógł to zrobić w swojej.

Spisz swój proces

Jeśli chodzi o nowe narzędzia, uważam, że o wiele bardziej efektywne jest, gdy najpierw nakreślę swój proces, a następnie zastanowię się, jakie zadania powinienem dziś zautomatyzować. Zamiast próbować budować mój proces wokół technologii, którą uwielbiam, wykorzystałam proces, który uwielbiam i wykorzystałam technologię.

Zapisz się na

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

przegap naszej najlepszej zawartości.Wpisz adres e-mail *Podajadres e-mailZapisz
się

Dzięki temu mogę testować aplikacje w oparciu o moje potrzeby i nie kupować tych wszystkich błyszczących dzwonków i gwizdków wbudowanych w aplikację, których mogę nawet nie używać lub nie potrzebować. Posiadanie spisanego procesu przyniosło mi również dodatkową korzyść, pomagając w stworzeniu standardowych procedur operacyjnych w mojej firmie, kiedy zacząłem zatrudniać mój zespół.

Automatyzacja, eliminacja lub delegowanie zadań

Teraz, gdy masz już rozpisany cały proces, poszukaj sposobów na jego automatyzację, eliminację lub delegowanie. Po znalezieniu kroku w procesie, który można zautomatyzować, można zawęzić poszukiwania narzędzi technologicznych tylko do tego jednego zadania. Zwykle wtedy wchodzę na Google i pytam: "Jakie jest 10 najlepszych narzędzi do [tu wstaw zadanie]?".

Po przejrzeniu kilku stron z recenzjami zwracam uwagę na 5 lub 6 najlepszych opcji oprogramowania, które znalazły się na wielu listach. Celem jest zawężenie liczby aplikacji, które chcesz przejrzeć lub przetestować w ramach próby, abyś mógł szybko rozpocząć pracę.

Kiedy mam już tę listę, zwracam uwagę na następujące cechy:

  • Jaka jest cena? Czy jest to opłata jednorazowa czy abonament? Czy jest to opłata za użytkownika czy za plik?
  • Czy aplikacja robi dokładnie to, czego szukam? Czy podstawowa funkcja tej aplikacji jest dokładnie tym, czego szukam, czy też jest to dodatkowa funkcja lub korzyść?
  • Czy może ona zautomatyzować jeden lub więcej etapów mojego procesu i przepływu pracy?
  • Ile czasu mam na jej przetestowanie?

Tworząc swoją listę, zwróć uwagę na aplikacje, które naprawdę Cię ekscytują. Zazwyczaj najpierw zaczynam testować te aplikacje. Następnie sprawdzam aplikacje o najkrótszych okresach próbnych. Te testuję jako ostatnie. Podczas testowania, jeśli znajdę aplikację, która spełnia moje potrzeby, przestaję ją szukać i zaczynam działać. Chroni mnie to przed paraliżem analitycznym i pozwala od razu zwiększyć efektywność.

Wdrażaj równolegle z dotychczasową metodą

Zazwyczaj nie przestawiam się od razu z dotychczasowego procesu na nowy, zautomatyzowany. Testuję go przez 30 dni i zwracam uwagę na kilka kluczowych rzeczy:

  • Czy faktycznie korzystałem z nowej rzeczy?
  • Jeśli trudno mi będzie ją wdrożyć (samemu będąc technikiem), to wiem, że zespół i moi klienci będą mieli trudności z dostosowaniem się do niej.
  • Czy cena jest odpowiednia?
  • Jako osoba prowadząca częściowo samodzielną praktykę, koszty są ważnym czynnikiem, dlatego upewniam się, że dolar, który wydaję, będzie dolarem dobrze zarobionym, albo dzięki oszczędności czasu, albo dzięki dodatkowemu strumieniowi przychodów.
  • Czy usłyszałem jakieś pochwały?
Klienci i pracownicy zauważą nową automatyzację i będą świętować jej sukces lub narzekać, gdy okaże się porażką. Dlatego bardzo uważnie słucham wszelkich informacji zwrotnych, a brak informacji zwrotnych jest dobrą informacją zwrotną, ponieważ oznacza to, że przejście było bezproblemowe.

W razie potrzeby dokonuj zmian

Po wprowadzeniu nowej automatyzacji życie w gabinecie powinno stać się o wiele łatwiejsze. Jeśli jednak okaże się, że nowa aplikacja się psuje lub powoduje stres u Ciebie i Twojego zespołu, natychmiast dokonaj zmiany.

Pivotowanie nie oznacza powrotu do starego systemu, ale należy sprawdzić, co w nowym procesie wydaje się napięte. Czy trzeba wprowadzić poprawki do nowego systemu, czy też całkowicie zrezygnować z niego i zastąpić go nową aplikacją?

Czasami sprawy nie idą zgodnie z planem i trzeba wrócić do listy ocen i wypróbować inną aplikację, która znalazła się na liście. Najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że nie spędzasz mnóstwa czasu, korzystając z produktu, z którego Ty lub Twój zespół nie jesteście zadowoleni.

Przegląd, przegląd i jeszcze raz przegląd

Teraz, gdy system jest już gotowy i działa, a Ty dopracowałeś wszystkie jego elementy, poświęć trochę czasu na ocenę, w jaki sposób zaoszczędziłeś czas i pieniądze swoje i swojego zespołu. Określ wartość liczbową tych oszczędności, aby za rok, kiedy dokonasz przeglądu procesu, móc się upewnić, że jest on nadal opłacalny.

Ogólnie rzecz biorąc, aplikacje stają się coraz lepsze i dodają nowe funkcje, dlatego przynajmniej raz w roku należy dokonać przeglądu zestawu funkcji, aby sprawdzić, czy któreś z nowych udoskonaleń aplikacji może ulepszyć istniejące usługi. Nie bój się również sprawdzać w Google, czy Twoja aplikacja nadal zajmuje wysokie pozycje na listach, z których korzystałeś, decydując się na nią.

Być może na rynku pojawiła się nowa aplikacja, która wykonuje te same zadania na znacznie wyższym poziomie. I nie, nie zachęcam Cię do porzucenia aplikacji na rzecz nowego gracza na rynku.

Zachęcam Cię do oceny, czy używasz najlepszego narzędzia do tej pracy. W miarę rozwoju firmy może zajść potrzeba zmiany biegu, a jedynym sposobem na to jest konsekwentna weryfikacja procesów biznesowych.

Intuit Accountant pomaga specjalistom w dziedzinie podatków i księgowości w istotny sposób wpływać na życie ich klientów dzięki naszemu wiodącemu w branży oprogramowaniu - Lacerte®, ProSeries®, ProConnect™ Tax Online i QuickBooks®. Odwiedź stronę intuit.com/company, aby uzyskać najnowsze wiadomości i informacje.